Описание системы FossDoc

Система электронного документооборота FossDoc — типовое решение платформы FossBAP, предназначенное для создания электронного архива документов, организации корпоративного документооборота (workflow) и автоматизации бизнес-процессов на предприятиях, в учреждениях и организациях любого рода деятельности. Система позволяет решить большое количество задач, реализация которых возложена на соответствующие программные модули. Различные комбинации таких модулей организованы в программные продукты FossDoc. Система может быть легко перенастроена с учетом специфики работы каждого конкретного предприятия. В Системе учтены положения Закона Украины об электронных документах и электронном документообороте.

Задачи, решаемые с помощью Системы:

• Создание виртуальной структуры организации, которая соответствует реальной.
• Поддержка «ролевых» действий сотрудников с возможностью замены одного сотрудника другим в процессе работы.
• Распределение прав доступа к папкам, содержащим документы, к самим документам и полям в документе.
• Формирование служебных задач для сотрудников с помощью единого механизма, основанного на документах вида Поручение. Вы можете создавать одни поручения на основании других, "присоединять" к поручениям дополнительные документы.
• Работа с входящей/исходящей корреспонденцией: получение писем, регистрация, учет.
• Поддержка работы нескольких канцелярий, которые расположены в отдельных подразделениях организации с регистрацией документов в каждой из канцелярий.
• Организация механизма мгновенных оповещений (Уведомитель). В Системе реализован механизм мгновенных уведомлений, позволяющий в режиме реального времени информировать Вас о новых, пришедших к Вам документах, и других событиях.
• Мощный поисковый сервис. Программа поиска документов поможет Вам задавать условия поиска любой сложности с возможностью просмотра вложенных и связанных документов.
• Гибкая настройка маршрутов документов. Вы можете настраивать маршруты движения документов между подразделениеями предприятия и пользователями, задавать порядок выполнения документов и т.п.
• Интеграция с популярным офисным программным обеспечением. Работа с документами FossDoc может выполняться с помощью популярных прикладных программ и офисных приложений (Microsoft Word, Microsoft Excel).
• Организация единого защищенного хранилища документов. Система хранит все поручения, проекты документов, сами документы и справочники в одной базе данных.
• Автоматизация процесса подготовки и наложения резолюции на документ.
• Осуществление процесса согласования, утверждения и регистрации проектов документов. Система предоставляет эффективный механизм создания документа на основе его проекта.
• Напоминание о любом событии (совещание, день рождения, отправление письма, выполнения документа, телефонный звонок и т.п.) через заданный период времени
• Автоматизация работы со служебными записками.
• Осуществление контроля над исполнением поручений и документов. Вы всегда будете в курсе текущих дел сотрудников, сможете устанавливать и контролировать сроки исполнения документов и поручений.
• Регистрация передвижения документов с помощью журнала передачи документов и создание номенклатуры дел.
• Эффективная обработка обращений граждан.
• Поддержка истории изменения документа. Работа пользователей с документами может протоколироваться, так что Вы всегда будете в курсе, кто автор тех или иных решений или изменений по интересующему документу.
• Ведение статистики работы с документом, фиксирующей времена первого и последнего обращений пользователей к документу, общее время работы каждого пользователя над документом и количество информации, измененной в документе каждым пользователем.
• Ведение аудита работы пользователей в системе: контроль входа-выхода пользователей, протоколирование действий пользователей и администраторов Системы.
• Поддержка электронной цифровой подписи.
• Интеграция с почтой НБУ (опция для банков). При использовании электронной почты FossMail система FossDoc автоматически распознает электронные письма НБУ и конвертирует их в документы вида "Входящее письмо" FossDoc. Данные документы затем направляются в канцелярию на регистрацию.
• Доступ к базе данных через Web-интерфейс. С помощью любого Web-браузера Вы сможете получить доступ к документам и справочникам предприятия. Находясь вне офиса, Вы будете в курсе текущих дел предприятия.