Быстрый старт
Данное руководство поможет быстро ознакомиться с базовыми возможностями Системы для обычного пользователя и администратора. Для полного ознакомления изучите Руководство пользователя и Руководство администратора, которые идут в поставке с инсталляцией клиента. Мы также ответим на все интересующие вас вопросы на форуме техподдержки продукта, поможем в изучении и внедрении системы.
Структура организации и работа пользователей в системе
Работа с клиентской частью
Папки, доступные для сотрудника канцелярии
Создание нового документа
Отправка документов по маршрутам
Работа с поручениями и исполнение документа
Администрирование системы
Создание сотрудников в бесплатной версии
Структура организации и работа пользователей в системе
Базовыми понятиями системы являются подразделение и сотрудник (пользователь). Каждый сотрудник закреплен за одним подразделением. Для того чтобы начать работу с Системой, достаточно лишь одного подразделения (например, с названием Вашей организации).
В демонстрационной базе уже создан набор подразделений:
Подразделения в FossDoc
При необходимости Вы можете создавать, удалять или переименовывать подразделения по своему желанию в любое время, а также
создавать и удалять пользователей. Подробнее об этом можно прочесть в разделе Администрирование системы.
В подразделении существует набор папок для хранения документов разных типов (Входящих писем, Служебных записок и т.п.).
Для разграничения доступа к папкам сотрудники условно разделены по ролям. Сотрудники с ролью "Сотрудник канцелярии" имеют
максимальные возможности для работы с документами. "Сотрудник руководитель" и "Сотрудник исполнитель"
не могут сами регистрировать документы, однако руководитель имеет право подписи. Все сотрудники могут создавать проекты документов,
которые позже согласуются и подписываются, а затем уже регистрируются сотрудниками канцелярии.
Работа с клиентской частью
Используйте логины пользователей "Деловод", "Директор", "Менеджер" и "Юрист" для подключения.
Выберите Ваш экземпляр сервера из выпадающего списка в диалоге подключения, используйте авторизацию FossDoc.
Выбор сервера FossDoc из списка
Пароль у всех пользователей в демонстрационной базе данных - "123".
Если Вы не видите вашего сервера в списке диалога подключения, то возможно его служба не запущена, либо он не обнаружен в сети (это может произойти
из-за работы некоторых фаерволов или антивирусных средств. В этом случае можно использовать строку подключения,
которую следует набрать вручную: iiop://servercomputer:port, где servercomputer - имя компьютера, на котором установлен сервер FossDoc, port - это сетевой порт ,на котором работает сервер FossDoc (по умолчанию, при установке сервера стоит 11301 порт)
Диалог подключения к серверу FossDoc
Подключившись сотрудником "Деловод", Вы увидите следующий набор папок:
Рабочее место сотрудника канцелярии FossDoc
Папки с именами "|Входящие документы", "|Исходящие поручения" есть у любого сотрудника. В них создавать документы нельзя,
они используются для маршрутизации. Те документы, которые поступили сотруднику на исполнение, можно открыть из папки
"|Входящие документы", а те, которые он сам отправил другим сотрудникам, - в папке "|Исходящие поручения".
Когда поручение по документу завершено, оно перемещается в подпапку "Завершенные".
В папке "|Задачи" можно создать простейший документ-задачу и отправить ее на исполнение любому сотруднику.
Папка "|Мои документы" содержит ссылки на недавно просмотренные документы. Пользователь может удалять их по своему желанию.
Папка "|Напоминания" позволяет создавать периодические напоминания о чем-либо. Фактически это отправка документа на исполнение
одному или нескольким сотрудникам с заданным периодом времени, например "еженедельно во вторник".
Папка "|Проекты документов" позволяет любому сотруднику создать любой документ-проект. Такой документ сразу не виден другим сотрудникам. Автор его готовит, а затем отправляет на согласование, подпись и регистрацию, после чего документ получает регистрационный номер и публикуется в определенную папку, соответствующую типу документа.
Таким образом можно организовать процесс подготовки и согласования любых документов.
Папки, доступные для сотрудника канцелярии
В папках "Входящие", "Исходящие", "Служебные", "Обращения граждан" сотрудник канцелярии может напрямую создавать документы.
Данные папки закреплены не за пользователем, а за подразделением. Если Вы создадите еще одного пользователя с ролью "Сотрудник канцелярии" в этом же подразделении, то он получит эти папки по ссылке (т.е. документы данных папок хранятся в одном месте БД, а пользователи в своих папках будут "видеть" лишь ссылки на них). Любую папку можно поместить по ссылке любому сотруднику вне зависимости от роли с помощью средств администрирования, и таким образом, организовать совместный доступ пользователей к документам.
Папка "Документы организации" является общей для всего сервера, документы в ней видят все сотрудники, вне зависимости от подразделения, при наличии соответствующих прав доступа.
Папка "Документы подразделения" связана с подразделением, в котором находится сотрудник, и документы в ней видны сотрудникам подразделения.
Создание нового документа
Для создания нового документа выберите папку "Входящие" и нажмите "Создать" на панели инструментов:
Создание нового документа в системе FossDoc
Откроется карточка нового документа:
Карточка нового входящего документа в системе FossDoc
Обязательные поля выделены зеленым цветом, и система не даст сохранить документ без их заполнения.
Вы также можете присоединить к документу любое количество вложенных файлов любых типов.
После того, как документ сохранен, его можно отправлять на исполнение сотрудникам.
Отправка документов по маршрутам
Любой документ можно отправить по различным маршрутам. Рассмотрим пример отправки документа на выполнение.
Используйте команду "Отправить по маршруту" на панели инструментов карточки и выберите тип маршрута "На выполнение (автоматическое закрытие)":
Отправка документа на исполнение в системе FossDoc
В FossDoc поддерживаются следующие виды исполнения:
- "На ознакомление" - от исполнителя не требуется вводить отчет, а лишь просто ознакомиться с текстом поручения. После этого оно автоматически закрывается.
- "На выполнение (автоматическое закрытие)" - исполнитель должен ввести текст отчета об исполнении, нажать кнопку "Отчитаться" и после этого поручение закрывается.
- "На выполнение (ручное закрытие)" - исполнитель должен ввести текст отчета об исполнении, а автор поручения должен от себя закрыть поручение.
Далее будет отображено окно выбора исполнителей. Вы можете перемещаться по дереву подразделений и отмечать всех необходимых сотрудников.
Выбор сотрудников для исполнения поручения в системе FossDoc
Заполните текст, укажите срок исполнения и жмем кнопку "Далее":
Поручение в системе FossDoc
Далее отображается окно, в котором вы можете указать действие с маршрутом и нажать кнопку "Далее":
Выбор действия с маршрутом
Oткройте закладку "Маршруты", чтобы увидеть маршрут:
Маршрут исполнения документа в системе FossDoc
Этот же маршрут можно просмотреть в виде схемы, на которой видна последовательность исполнения, для этого нужно выделить
сам маршрут в левой части закладки маршруты (отметить мышью строку с именем маршрута "Исполнение Деловод"):
Схема маршрута исполнения документа в системе FossDoc
Работа с поручениями и исполнение документа
Отправка по маршруту документа приводит к созданию поручений (точек маршрута). Автор может их видеть
в папке "|Исходящие поручения":
Папка исходящих поручений в системе FossDoc
В свою очередь у исполнителя отдельного поручения оно отображается в папке "|Входящие документы":
Папка входящих поручений в системе FossDoc
Когда пользователь открывает поручение, вместо него сразу открывается сам документ, для того чтобы проще было ознакомиться
с документом, а затем уже в закладке "Маршруты" следует изучить текст поручения.
Работа исполнителя с маршрутами в системе FossDoc
Когда задание выполнено, исполнитель заполняет текст в закладке "Отчет" и нажимает кнопку "Отчитаться":
Отчет исполнителя по поручению в системе FossDoc
Если вид поручения был "На исполнение (автоматическое закрытие)" то такое поручение закроется после того, как исполнитель
отчитался и переместится в папку "Завершенные" у автора и исполнителя.
Администрирование системы
Используйте учетную запись "Admin" с паролем "123" для того чтобы подключиться к серверу в программе Администрирования.
В результате будет отображен следующий набор элементов:
Администрирование FossDoc
Работа с подразделениями
Справочник подразделений будет представлен в таком виде:
Справочник подразделений FossDoc
Вы можете выбрать сам справочник либо вкладку "Подразделения" и с помощью контекстного меню создать новое подразделение:
Создание подразделения в FossDoc
Заполните имя нового подразделения и, при необходимости, используйте закладку "Папки" для того, чтобы выбрать нужный шаблон подразделения.
После того, как подразделение создано, Вы можете создавать в нем новых сотрудников.
Для удаления подразделения следует выбрать необходимое подразделение и воспользоваться командой "Удалить":
Удаление подразделения в FossDoc
Более подробно о работе с подразделениями вы можете узнать здесь.
Работа с сотрудниками
Каждый пользователь-сотрудник создается в подразделении. Для простоты создания пользователя следует активировать закладку "Подразделение" в интересующем
подразделении и воспользоваться командой "Создать пользователя".
Создание пользователя в FossDoc
При создании пользователя заполните поля на закладке "Пользователь" - "Логин", "Полное имя", "Пароль", далее на закладке "Роль"
выберите шаблон пользователя.
Основные виды шаблонов:
- Сотрудник канцелярии - имеет максимум возможностей при работе с документами. Он работает с папками "Входящие", "Исходящие", "Служебные" и другими папками подразделения.
- Сотрудник руководитель - имеет право подписи документов
- Сотрудник исполнитель - может просто исполнять документы (минимум возможностей)
Выбор роли пользователя в FossDoc
Для простоты работы вы можете использовать одно подразделение для регистрации и хранения документов. В данном случае создайте в нем
одного или нескольких сотрудников канцелярии. В остальных подразделениях можно иметь лишь исполнителей и руководителей, они могут
получать документы на ознакомление или исполнение от канцелярии и далее перенаправлять их другим сотрудникам.
Создание сотрудников в бесплатной версии
Бесплатная версия поставляется с лицензией на 5 пользователей. Пользователь учитывается в лицензии в том случае, если его
учетная запись активна.
Когда лимит пользователей будет превышен, Вы не сможете создавать новых активных пользователей:
Сообщение об ошибке о превышении количества лицензированных пользователей
Допускается создание дополнительных пользователей с пометкой "Отключить учетную запись":
Создание пользователя с отключенной учетной записью в FossDoc
Таким образом, даже с ограниченной лицензией Вы можете создать всех пользователей Вашей организации, распределить их по подразделениям,
и работать в режиме, максимально близком к реальному.
Работать от имени пользователя с отключенной учетной записью не возможно, но Вы можете делегировать его полномочия одному из активных пользователей.
Подробнее про возможности администратора по разработке готовых решений, управлению подразделениями и сотрудниками можно прочесть в справочной
документации, которая поставляется с инсталляцией программы администрирования.
Задавайте свои вопросы на нашем форуме техподдержки, и наши специалисты помогут Вам получить максимум отдачи от системы FossDoc!
