Автоматизация делопроизводства
Система электронного документооборота FossDoc позволит вам решать все задачи современного делопроизводства. Рассмотрим основные функции системы, предназначенные для решения задач делопроизводства:
Карточка документа
Поручение
Папки документов
Учет бумажных документов
Контроль исполнения документов
Подготовка резолюций по документу
Электронная цифровая подпись
Подпись документа руководителем
Отчеты по делопроизводству
Карточка документа
Базовыми понятиями FossDoc являются карточка документа, поручение и папки документов. Карточка документа – электронный аналог регистрационно-контрольной карточки (РКК) документа в отечественном делопроизводстве:
С помощью карточки вы можете просматривать и редактировать любой документ: вводить значения полей, размещать ссылки на другие документы (см. связывание документов) и добавлять другую информацию, например, вложенные файлы с отсканированным бумажным оригиналом документа, присоединять переписку по электронной почте.
Поручение
Это особый тип документа, являющийся аналогом "бегунка", который прикрепляют к документу, в традиционном делопроизводстве. В поручении указывают исполнителя документа, задачу, которую должен выполнить сотрудник, и срок ее исполнения.
В FossDoc существует несколько видов поручений, определяющих характер работы исполнителя с данным поручением. Например, поручения вида "на ознакомление" не предполагает отчета исполнителя, в отличие от поручения вида "на исполнение (ручное закрытие)", которое требует обязательного отчета исполнителя с подтверждением лица, отдавшего данное поручение, о завершении работы (закрытие поручение).
Папки документов
Папки для документов – это средство организации доступа пользователей к документам, хранящимся в базе данных. Представление папок и способы работы с ними полностью аналогичны тем, что используются для папок и файлов Windows, только вместо файлов, папка содержит ссылки на физически существующие в базе данных документы. В Системе существуют два типа папок:
С помощью обычных папок Вы можете создавать новые документы. Для таких папок могут быть назначены один или несколько типов документов, которые могут быть созданы в ней. Виртуальные папки предназначены для отображения результатов фильтрации (например, по содержимому полей) документов, хранящихся в обычных папках:
Учет бумажных документов
Система позволяет вести учет бумажных оригиналов документов, поступивших в вашу организацию. Для этих целей в карточке документа предназначена закладка "Журнал передачи":
С помощью этой закладки вы можете занести в базу данных Системы информацию о том, кому были переданы те или иные бумажные оригиналы документов. Также есть возможность учитывать списанные в дело документы (см. модуль Журнал).
Контроль исполнения документов
Часто в больших организациях решением задач контроля исполнения документов занимается специальное подразделение – отдел контроля. В Системе автоматизированы функции сотрудников отдела контроля: существует соотв. роль пользователя, в карточке документа есть специальная закладка "Контроль", где ответственные сотрудники ставят контрольные отметки (см. модуль Контроль).
Подготовка резолюций по документу
Резолюция – электронный аналог традиционной резолюции руководителя на документе, но с более широкими возможностями, – это совокупность поручений (задач), которые необходимо исполнить по данному документу. Поручения, связанные резолюцией, являются маршрутом исполнения документы, который можно отредактировать: изменить порядок исполнения, добавить/удалить исполнителей и т.д.
В Системе существует механизм наложения резолюции от имени другого сотрудники с возможностью визирования такой резолюции руководителем, от имени которого данная резолюция отправляется (см. модуль Резолюции).
Электронная цифровая подпись
В Системе есть возможность использования ЭЦП для подписи документов, отдельных полей документов, а также вложенных в документы файлов (см. модуль ЭЦП).
Подпись документа руководителем
Вы можете также подписать документ обычной подписью, аналогом "разрешения" или "одобрения" руководителя в традиционном документообороте (см. статью Как подписываются документы в FossDoc).
Отчеты по делопроизводству
В FossDoc автоматизировано создание различных типов отчетов: исполнение документов, исполнение контрольных поручений, отчеты по входящей корреспонденции, по обращениям граждан и т.д. Вы моментально будете в курсе текущего положения дел по исполнению тех или иных поручений и документов в вашей организации.
