Типы документов
Каждый документ в Системе имеет свой тип, характеризуемый определенным набором полей. Например, существуют типы: "Входящее письмо", "Приказ", "Служебная записка" и т.д. Каждый документ обычно хранится в своей папке, предназначенной для хранения данного типа документов. Тип определяет правила работы с ним, например, на "Входящее письмо" может быть создан ответ — "Исходящее письмо".
Система поставляется с предопределенным множеством типов документов, но администратор может создавать дополнительные типы и правила работы с ним.
Рассмотрим понятие справочника FossDoc, а также некоторые часто используемые типы документов:
Справочники
Входящая/исходящая корреспонденция
Обращения граждан
Служебные записки
Справочники
Отдельные поля документов могут принимать только определенные значения, выбираемые из справочников системы. Например, поле "Статус документа" может принимать значения "Действующий", "Действие приостановлено" и "Недействующий" из соответствующего справочника:
Пользователь с определенной ролью может самостоятельно создавать или редактировать списки значений подобных справочников.
Входящая/исходящая корреспонденция
В FossDoc поддерживаются все возможные маршруты входящих и исходящих писем. Наиболее полная схема работы с входящим письмом следующая: на входящее письмо руководитель налагает резолюцию – поручает некоторому подразделению создать исходящее письмо-ответ; входящее письмо регистрируется в подразделении; руководитель подразделения налагает свою резолюцию и поручает некоторому сотруднику создать проект письма-ответа; проект исходящего письма проходит согласование, после чего подписывается и регистрируется; исходящее письмо отправляется адресату. Вся переписка с корреспондентами в виде связанных документов будет доступна из карточки входящего письма.
Обращения граждан
Обращения граждан – один из типов документов, который представляет интерес, прежде всего, для государственных структур и некоторых крупных коммерческих организаций. Для создания и хранения данного типа документов существует одноименная папка. Особенностью работы с Обращениями граждан является использование взаимосвязанных справочников подсистемы физических лиц. С помощью данных справочников вы можете составить реестр граждан, находящихся в зоне ответственности вашей организации, например, список избирателей и т.п. Для работы с обращениями граждан в поставку вашей системы должен входить соответствующий Модуль.
Служебные записки
Служебные записки аналогичны входящим/исходящим письмам, только предназначены для внутренней (служебной) переписки между сотрудниками предприятия. Служебные записки перемещаются между подразделениями организации. Один тип документа "Служебная" используется как для входящих, так и исходящих служебных записок.
ПО поддерживает все возможные маршруты служебных записок. Наиболее полный документооборот служебной в Системе может быть следующим: в некотором отделе создается служебная записка; там она регистрируется и отправляется в другое подразделение; в канцелярии другого подразделения служебная регистрируется и отправляется руководителю на рассмотрение; руководитель накладывает резолюцию и отправляет служебную исполнителю; исполнитель создает проект ответной служебной; ответная служебная согласовывается, подписывается, регистрируется и отправляется в подразделение, откуда пришла исходная служебная:
Для работы со служебными записками в вашу поставку Системы должен быть включен одноименный Модуль.
